Digitaler Posteingang
Post kommt an — nicht im Papierstapel, sondern in einer Liste.
Foto vom Brief oder eingefügte E-Mail: Ordnetta erkennt Absender und Anliegen, liest eine genannte Frist mit und legt den Eingang bei der passenden Kundenakte ab.
Aus einem Foto werden Absender, Anliegen und Frist — und ein Antwortentwurf, den Sie prüfen, bevor er rausgeht.
Wofür das gut ist
Der teuerste Teil der Post ist nicht das Antworten, sondern das Suchen: Wer hat geschrieben, worum ging es, bis wann muss etwas raus. Ordnetta nimmt Brief, PDF oder E-Mail entgegen und macht daraus einen Eintrag mit Absender, Anliegen, Frist und einem Antwortentwurf — abgelegt beim richtigen Kunden. Der Stapel auf dem Tresen wird zu einer Liste, die morgens sagt, was heute dran ist.
Gebaut für
- Betriebe, bei denen Behördenpost mit echten Fristen ankommt.
- Alle, deren Anfragen über drei Kanäle kommen — Brief, Mail, Zuruf.
- Inhaber, die Geschäftspost nicht im gemeinsamen Postfach liegen lassen wollen.
Was drinsteckt
Drei Wege hinein, ein Ergebnis.
Foto, Datei oder eingefügter Text
Brief mit der Handykamera abfotografieren, eine PDF- oder Bilddatei hochladen oder den E-Mail-Text einfügen. Dazu kommt eine eigene Eingangsadresse, an die Sie Mails weiterleiten können.
Ein Durchgang liest alles
Absender, Betreff, Zusammenfassung, Art des Schreibens und der volle Text entstehen in einem Schritt — samt Antwortentwurf, den Sie kopieren oder direkt absenden.
Fristen werden gelesen, nicht geschätzt
Übernommen wird nur ein Datum, das im Schreiben wirklich steht. Findet sich keins, bleibt das Feld leer — eine geratene Frist wäre schlimmer als gar keine.
Landet beim richtigen Kunden
Der Eingang lässt sich einer Kundenakte und einem Vorgang zuordnen; aus dem Betreff entsteht auf Wunsch direkt ein neuer Vorgang.
„Offen“ ist die Standardansicht
Die Liste zeigt zuerst, was noch etwas von Ihnen will. Erledigtes verschwindet aus dem Blick, ohne gelöscht zu sein — dazu Filter nach Kanal.
Geschäftspost bleibt vertraulich
Der Posteingang ist der eine Bereich, den Mitarbeiter standardmäßig NICHT sehen. Sie geben ihn frei, wenn Sie es wollen — die sichere Richtung ist voreingestellt.
So läuft es
Drei Schritte, kein Umlernen.
- 1
Eingang erfassen
Foto vom Brief, PDF-Scan oder eingefügter E-Mail-Text — ein Klick auf „Neuer Eingang“, dann speichern.
- 2
Lesen lassen
Ein Klick startet die Auswertung: Absender, Anliegen, Art, Frist und Antwortentwurf stehen danach am Eintrag.
- 3
Beim Kunden abgelegt
Der Eingang hängt an der passenden Kundenakte und steht in deren Verlauf — nichts geht im E-Mail-Postfach unter.
Klare Grenzen
Ordnetta liest auf Knopfdruck und antwortet nie von selbst.
Eingehende Mails werden bewusst nicht automatisch ausgewertet — sie liegen zuerst unangetastet da, die Auswertung startet ein Mensch. Und der Antwortentwurf bleibt ein Entwurf: Er geht erst raus, wenn Sie ihn abschicken. Ein Posteingang, der ungefragt für Sie schreibt, wäre kein Gewinn an Ruhe.
Greift ineinander
Jeder Eingang gehört zu jemandem: Post landet im Verlauf der Kundenakte, eine erkannte Frist steht am Vorgang, und eine Online-Buchung erscheint hier als Eintrag mit dem Kanal „Online“ — samt Hinweis, dass der Termin schon im Kalender steht.
Enthalten in
Teil des Grundsystems.
Digitaler Posteingang
Briefe fotografieren, E-Mails einwerfen: alles kommt verstanden an, mit Frist und Antwortentwurf.
Im Grundsystem enthalten (€99/Monat)
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