Datenschutz bei Ordnetta — kurz und konkret

Stand: 21. Juli 2026

Dieses Dokument beschreibt, wo Ihre Daten liegen, wer darauf zugreifen kann und wie wir mit sensiblen Akten umgehen. Es ersetzt keinen Vertrag — der verbindliche Text ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), den Sie bei der Registrierung digital abgeschlossen haben. Dieses Dokument fasst ihn in klarer Sprache zusammen.

Wo Ihre Daten liegen

Die Datenbank läuft bei Neon, Region Frankfurt am Main. Datei-Anhänge — Briefe, PDFs, Fotos — liegen bei Vercel Blob, ebenfalls in Frankfurt. Der Zugriff auf diese Dateien ist privat: Es gibt keinen öffentlichen Link, jede Auslieferung läuft über einen autorisierten, angemeldeten Zugriff.

Verschlüsselung ist durchgängig: TLS bei jeder Übertragung, AES-256 bei der Speicherung (laut Angaben von Neon und Vercel). Passwörter werden nur als scrypt-Hash gespeichert, nie im Klartext. Sitzungen laufen über signierte, httpOnly-Cookies und werden bei einer Passwortänderung sofort ungültig. Backups der Datenbank sind verschlüsselt, liegen 30 Tage vor und lassen sich auf einen früheren Zeitpunkt zurücksetzen (so auch im AVV zugesagt).

Wer worauf Zugriff hat

Innerhalb Ihres Betriebs regelt ein Rollen- und Berechtigungskonzept, wer was sieht: Inhaber und Mitarbeitende haben unterschiedliche Rechte, und für sensible Geschäftspost gibt es eigene Vertraulichkeitsstufen — Mitarbeitende sehen nur, was ihre Rolle erlaubt.

Auf unserer Seite gilt das gleiche Prinzip nach innen: Zugriff auf produktive Daten hat ausschließlich die Person, die den technischen Betrieb verantwortet. Vor dem Start der Pilotphase haben wir alle 135 Routen der Anwendung auf Sicherheitslücken geprüft — ohne kritische oder hohe Befunde. Die Trennung zwischen Mandanten (also zwischen Ihrem Betrieb und anderen Kunden) ist dabei ein eigener Prüfpunkt in jeder Datenzugriffsschicht.

KI nur auf Ihren Klick

Das ist der Punkt, der bei Akten wie Insolvenzverwertung oder Gutachten zählt: Inhalte werden nie automatisch an einen KI-Dienst geschickt. Jede KI-Auswertung — eine Zusammenfassung, eine Fristerkennung, ein Antwortentwurf — wird von einer Person in Ihrem Betrieb für den einzelnen Vorgang ausdrücklich ausgelöst. Nutzen Sie diese Funktion für eine Akte nicht, bleiben deren Daten vollständig in der EU gespeichert und verlassen unsere Infrastruktur nicht.

Wo KI zum Einsatz kommt, liefert sie ausschließlich Entwürfe. Die Entscheidung — was stehen bleibt, was geändert wird, was rausgeht — trifft immer ein Mensch. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Der eingesetzte Anbieter, Anthropic, verwendet Inhalte, die über die Programmierschnittstelle übermittelt werden, laut seinen Vertragsbedingungen standardmäßig nicht zum Training seiner Modelle und löscht sie nach eigenen Angaben spätestens nach 30 Tagen.

Vertraglich geregelt

Mit der Registrierung haben Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit uns abgeschlossen. Darin bleiben Sie datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Daten Ihres Betriebs — wir handeln ausschließlich auf Ihre Weisung. Der Vertrag benennt auch die Unterauftragsverarbeiter, die wir zur Erbringung des Dienstes einsetzen:

Ändert sich diese Liste, informieren wir Sie mindestens 30 Tage vorher und Sie haben ein Widerspruchsrecht — das steht so im AVV. Wollen Sie den Dienst nicht mehr nutzen, werden auf Wunsch sämtliche Daten Ihres Betriebs vollständig gelöscht.

Woran wir noch arbeiten

Zwei Dinge, offen und ohne Umschweife: Zum Ende der Pilotphase lassen wir das gesamte Datenschutzpaket von einer externen Kanzlei prüfen. Und mittelfristig ist es möglich, die KI-Funktionen auch über ein Rechenzentrum in der EU laufen zu lassen (etwa Claude über AWS Frankfurt) — heute laufen diese Aufrufe noch in US-Rechenzentren, abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln.

Bei Fragen genügt eine E-Mail an support@ordnetta.de — Sie sprechen immer mit derselben Person.